Formule du Point de Commande (ROP) : Le guide ultime avec des exemples sur Excel

Si vous gérez des stocks, vous savez déjà combien il est crucial de bien gérer les délais.

C’est là qu’intervient le point de commande ou seuil de réapprovisionnement (en anglais « Reorder Point » ou ROP) : un outil essentiel en gestion des stocks qui permet d’éviter à la fois le surstockage et les ruptures de stock. Ce guide vous explique tout ce que vous devez savoir sur le point de commande :

• Formule du point de commande
• Tutoriel Excel avec des exemples
• Conseils pratiques pour la gestion de vos stocks

Entrons dans le vif du sujet !

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Qu’est-ce que le point de commande ?

Définition du point de commande

Le point de commande est le niveau spécifique de stock à partir duquel une commande est déclenchée pour garantir le réapprovisionnement avant une rupture.

Formule du point de commande

La formule se compose de deux éléments principaux :

Point de commande = Demande pendant les délais + Stock de sécurité

Où:

• Demande pendant les délais = Demande quotidienne moyenne × Délai d’approvisionnement en jours
• Stock de sécurité = Stock tampon pour faire face à une demande imprévue

Pour obtenir une valeur précise du point de commande, il faut des estimations précises du délai de livraison et du stock de sécurité.

Comment ça fonctionne

Ce graphique illustre les fluctuations des niveaux de stock dans le temps en fonction de la consommation et du réapprovisionnement.

La ligne verte représente le stock disponible, qui diminue à mesure que les articles sont utilisés et remonte lors de la réception de nouvelles commandes.

La ligne orange pointillée indique le seuil de réapprovisionnement, seuil auquel une nouvelle commande est passée.

La ligne jaune pointillée représente le stock total, incluant à la fois le stock disponible et le stock actuellement en transit. On observe un pic dès qu’une commande est passée. Ce pic correspond à la quantité commandée, souvent déterminée par des méthodes telles que la quantité économique de commande (EOQ) pour optimiser les coûts. Cette quantité peut être fixe ou dynamique, mais il est plus simple qu’elle soit fixe et alignée sur les quantités minimales des fournisseurs (MOQ) et/ou les contraintes de lots ou de lots de production.

Dans ce premier graphique, la demande est stable et entièrement prévisible, il n’est donc pas nécessaire d’avoir un stock de sécurité. Les stocks sont réapprovisionnés de manière cohérente dès qu’ils atteignent le seuil de réapprovisionnement.

Dans le graphique suivant, la demande présente une volatilité ou une incertitude. Pour y remédier, un stock de sécurité (ligne rouge) est introduit comme tampon afin d’éviter les ruptures de stock. Cela garantit que, même en cas de pic de demande ou de retard dans le réapprovisionnement, les opérations peuvent se poursuivre sans interruption.

Nous reviendrons sur ces graphiques et approfondirons le simulateur de point de commande plus loin dans cet article.

Un Système de révision continue

Un système avec point de commande repose sur :

• Un contrôle continu
  Les niveaux de stock sont suivis en temps réel, ce qui permet de s’assurer que les stocks sont constamment surveillés. Cette approche diffère d’un système de revue périodique, où les stocks sont vérifiés à intervalles réguliers. En réalité, de nombreuses entreprises fonctionnent en mode hybride, combinant des éléments de revues continues et périodiques.
• Déclenchements automatiques de réapprovisionnement
  Lorsque le stock atteint le seuil de réapprovisionnement, le système initie automatiquement une commande de réapprovisionnement. Cependant, en pratique, de nombreuses commandes sont encore traitées manuellement, ce qui rend les révisions périodiques essentielles pour garantir la précision et le contrôle.

Quelle est l’importance du seuil de réapprovisionnement ?

Voici trois raisons essentielles pour mettre en place un système avec ROP robuste :

1. Évite les ruptures de stock : Un stock disponible contribue à la satisfaction client
2. Réduit le surstockage : Libère du capital immobilisé dans des stocks excédentaires.
3. Améliore l’efficacité opérationnelle : Équilibre entre satisfaction de la demande et contrôle des coûts

Comment mettre en place un système avec point de commande dans Excel

Pourquoi utiliser Excel pour la gestion des stocks et les réapprovisionnements

Voici comment créer un système de points de commande dans Excel, étape par étape.

Mais d’abord, je vous invite à télécharger notre simulateur de point de commande utilisé dans l’exemple qui va suivre.

Télécharger le fichier Excel

Voici pourquoi il est très utile de construire son propre outil dans Excel :

• Lorsque vous manquez de systèmes et de processus
  Excel est votre meilleur allié pour élaborer rapidement un outil. Vous pouvez ensuite utiliser votre modèle Excel comme base ou comme référence lors de l’implémentation d’un logiciel de gestion des stocks.
• Lorsque vous ne comprenez pas les principes de gestion des stocks utilisés par votre logiciel
  La pratique d’Excel vous aide à comprendre les concepts sous-jacents, transformant votre logiciel d’une « boîte noire » en un outil que vous pouvez gérer et optimiser en toute confiance.
• Quand l’interface de votre système n’est pas intuitive
  Utiliser votre solution basée sur Excel comme un tremplin ou un modèle pour la mise en œuvre d’outils de BI plus avancés et intuitifs est idéal.

Base temporelle

Vous devez surveiller vos niveaux de stock pour déterminer quand déclencher un réapprovisionnement. Ce suivi peut se faire sur une base mensuelle, hebdomadaire ou quotidienne, voire en temps réel si vos processus et systèmes sont suffisamment avancés.

Si un système avec point de commande implique un contrôle permanent, le suivi en temps réel n’est pas toujours possible pour tout le monde.

Voici l’astuce : si la période de révision d’un système de révision périodique est suffisamment courte par rapport au délai d’exécution, ce système peut effectivement imiter un système de révision continue.

Dans notre exemple, nous fonctionnons sur la base d’un suivi quotidien.

Préparez vos données

Extraire les données clés de votre ERP ou de votre logiciel de gestion de stock:

• Liste des Items:
  Les seuils de réapprovisionnement sont calculés pour chaque SKU individuellement.
• Stock en transit et stock disponible :
  Additionnez-les pour déterminer votre niveau de stock total.
• Délai d’approvisionnement:
  La durée totale entre le moment où la commande est passée et celui où elle est reçue.
• Demande Quotidienne Moyenne :
  • Si vous disposez d’un système de prévision, utilisez-le directement.
  • Sinon, calculez-le comme la moyenne des ventes des dernières semaines (similaire à une prévision par moyenne mobile).
• Demande pendant les délais :
  Pour obtenir cette valeur, il faut multiplier le délai d’approvisionnement par la demande quotidienne moyenne.
• Stock de Sécurité :
  • Si elle est disponible, utilisez la valeur de votre logiciel.
  • On peut aussi le calculer comme suit :
    Stock de Sécurité = Z * Coefficient de Variation * Délai d’approvisionnement
• Point de Commande :
  • Utilisez la valeur donnée par votre logiciel, ou bien calculez-le :
    Point de commande = Demande pendant les délais + Stock de sécurité
• Quantité de commande :
  • Utilisez l’EOQ (Quantité Économique de Commande) si calculée.
  • Sinon, choisissez une quantité fixe qui dépasse votre MOQ (Quantité Minimale de Commande).

Simulateur de Point de commande

Voici notre simulateur pour vous aider à comprendre tout ce que vous devez savoir sur les points de commande.

Cet outil est conçu pour vous aider à comprendre l’essentiel des points de commande et leur fonctionnement dans la pratique.

Hypothèses pour la Simulation :

• Demande:
  On suppose qu’il s’agit d’une distribution normale, sans incertitude quant au délai d’approvisionnement. Pour simplifier la représentation, seule l’incertitude de la demande est modélisée.
• Commandes en attente :
  Aucune commande en retard n’est prise en compte.
• Inventaire de départ :
  Aucune commande n’est en transit au début de la simulation.
• Horizon de Simulation :
  S’étend sur 100 jours.
• Quantité de commande :
  Nous avons supposé une quantité de commande fixe déterminée à 1,5 fois le point de commande – purement arbitraire pour des raisons de simplicité. En réalité, la quantité de commande optimale dépend de plusieurs facteurs, tels que
  • Coûts de détention et de commande (par exemple, calculs de l’EOQ)
  • Remises en gros
  • Quantités minimales de commande (MOQ) des fournisseurs
  • Tailles de lots et commandes par lot
  • Optimisation du transport

Cette approche simplifiée vise à faciliter la compréhension de la simulation tout en mettant en évidence les principes clés des systèmes de points de commande.

Exemples de Simulation

Pas de volatilité de la demande et pas de stock de sécurité

Dans ce scénario, la demande est régulière et totalement prévisible, ce qui signifie qu’il n’est pas nécessaire d’avoir un stock tampon de sécurité et que les niveaux de service resteront toujours à 100 %. Bien entendu, il s’agit d’un exemple idéalisé, car la demande n’est jamais totalement prévisible dans le monde réel.

Example avec Item 1:

• Délai d’Execution : 7 jours .
• Cycles de réapprovisionnement : Avec un horizon de simulation de 100 jours, on obtient 6 cycles de réapprovisionnement (chaque cycle correspondant au temps écoulé entre la passation d’une commande et sa réception).

Cet exemple simplifié met en évidence les mécanismes d’un système de points de commande dans des conditions parfaites et sert de base à la compréhension de scénarios plus complexes et plus réalistes.

Volatilité de la demande, stocks de sécurité et niveaux de service

Examinons maintenant une simulation qui intègre la volatilité de la demande. Des valeurs aléatoires sont générées autour des ventes quotidiennes moyennes, sur la base d’un coefficient de variation défini.

Principaux Indicateurs de Performance

• Taux de Service: Reflète l’efficacité de l’exécution des commandes en mesurant le pourcentage de la demande qui est satisfaite directement à partir du stock.
• Niveau de Service du Cycle : Indique la probabilité de répondre à la demande sans rupture de stock au cours d’un cycle de réapprovisionnement.

Ces deux paramètres sont fortement influencés par la volatilité de la demande. Lorsque la volatilité augmente, le maintien de niveaux de performance élevés nécessite souvent un stock de sécurité plus important, ce qui crée des compromis entre les coûts des stocks et les niveaux de service.

Résultats de la simulation avec l’article 4 :

• Coefficient de variation: 50% (volatilité moyenne).
• Niveau de Service Visé : 90%. Cela signifie que sur de nombreux cycles de réapprovisionnement, le niveau de service du cycle devrait être proche de 90 % en moyenne. Toutefois, comme nous ne simulons que sur 100 jours (environ 10 cycles pour l’article 4), les résultats peuvent varier – par exemple, atteindre 100 % dans certains cycles et se situer en dessous dans d’autres.

Principales observations :

Les ruptures de stock sont rares dans cette simulation ; nous n’en avons connu qu’une seule le jour 12 lors du premier cycle. Sur 12 cycles de réapprovisionnement, cela se traduit par un niveau de service du cycle de (12-1)/12 = 91,7 %. Toutefois, le maintien de ce niveau de service nécessite un stock de sécurité plus important, qui s’accompagne d’une augmentation des coûts de détention.

Simulation Haute Volatilité/Faible Niveau de Service

• Coefficient de variation: 100% (haute volatilité).
• Niveau de service visé : 80 % (faible).

Avec cette configuration :

• Les ruptures de stock sont plus fréquentes.
• Le Taux de service et les Niveaux de Service du cycle sont tous deux inférieurs.
• Les niveaux de stock globaux sont réduits, ce qui entraîne une baisse des coûts de détention, mais au détriment de la fiabilité du service.

Personnalisation de la simulation :

Vous pouvez modifier les paramètres directement dans le fichier pour explorer différents scénarios. Il suffit d’appuyer sur F9 pour lancer une nouvelle simulation et voir comment différents coefficients de variation et niveaux de service affectent les mesures de performance.

Comment utiliser les points de commande dans la Gestion des Stocks ?

1. Créez une feuille de réapprovisionnement complète :
   • Listez tous les SKU avec leur niveau de stock actuel.
   • Calculez et inclure les points de commande, les quantités commandées et les niveaux de stock de sécurité.
   • Générez automatiquement les quantités commandées sur la base des niveaux de stock actuels et du calcul du point de commande.
2. Créez des projections de stock :
   • Visualisez les tendances des stocks pour chaque SKU à l’aide de graphiques.
   • Ajoutez des éléments clés tels que les niveaux de stock prévus, les points de commande, les stocks de sécurité et les commandes à venir.
   • Utilisez vos propres systèmes de prévision de demande pour ces projections au lieu de vous appuyer sur des données simulées, comme le montre le simulateur de point de commande.
3. Améliorez l’ensemble avec des fonctionnalités supplémentaires :
   • Tableau de bord dynamique:
     • Ajoutez des alertes automatisées avec un formatage conditionnel pour signaler les SKUs en dessous du point de commande.
     • Alertes automatisées en cas de rupture de stock.
   • Intégration de l’analyse ABC :
     • Hiérarchiszr les SKUs en fonction de leur rentabilité et de leur importance stratégique.
     • Intégration de l’Analyse ABC-XYZ:
       • Fixez des objectifs de niveau de service en fonction d’une matrice de rentabilité (ABC) et de volatilité de la demande (XYZ).
     • Analyse du Taux de Rotation de Stock:
       • Suivez les jours d’approvisionnement en stock pour identifier les articles à faible rotation ou en surstock.

Cette approche permet de gérer efficacement les stocks, d’aligner les actions sur les priorités et d’améliorer les performances globales du système.
C’est exactement ce que nous enseignons dans notre cours : Expert Gestion de Stock.

Limites des points de commande

1. Exactitude des données et des paramètres

• Impact de la qualité des données :
  La précision du ROP repose en grande partie sur des enregistrements précis des niveaux de stock, des délais de livraison et de la demande. Toute imprécision dans ces données compromet l’efficacité du modèle.
• Volatilité et imprécision des données :
  Une forte volatilité de la demande ou des délais de livraison ne limite pas intrinsèquement la précision du ROP – ce sont les imprécisions dans les prévisions et la qualité des données qui posent problème.
• Pas de prévision de la demande :
  Le ROP ne prédit pas la demande ; il ne fait que déclencher le réapprovisionnement en fonction de seuils déterminés. Toute erreur est due à une mauvaise prévision de la demande ou à des données peu fiables, et non au modèle ROP lui-même.

2. Niveau de détail du réapprovisionnement

• Défis liés aux réapprovisionnements fréquents :
  Pour les produits de grande consommation nécessitant des réapprovisionnements fréquents, le contrôle continu (ROP) peut s’avérer inefficace par rapport à la commande par lots ou à d’autres méthodes d’agrégation.
• Systèmes de commande par lots :
  Les révisions périodiques ou les systèmes hybrides peuvent être plus efficaces dans de tels cas, en regroupant les commandes pour réduire les charges opérationnelles.

3. Problèmes d’échelles

• Complexité administrative :
  La mise en œuvre du ROP pour des milliers d’unités de stock peut s’avérer fastidieuse si l’on ne dispose pas de systèmes de gestion de stock avancés permettant d’automatiser les calculs et les mises à jour.
• Le contrôle périodique, une alternative plus simple :
  Pour les opérations à grande échelle, les systèmes de révision périodique peuvent simplifier la gestion en regroupant les cycles de réapprovisionnement.

4. Manque de coordination des commandes

Focus sur le SKU individuel:
Le ROP traite chaque unité de stock indépendamment, ce qui peut conduire à des commandes fragmentées qui ne sont pas optimisées en fonction des exigences des fournisseurs ou des contraintes de transport.

Approches Alternatives :
Dans les entreprises qui passent des commandes groupées ou périodiques (par exemple, en passant des commandes tous les lundis), un système périodique ou un système hybride (périodique + ROP ) peut être plus approprié.

Questions Fréquemment Posées (FAQ)