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10 erreurs de gestion de stock à éviter

Au Sommaire

Voici les 10 erreurs les plus classiques en gestion de stock, gestion d’approvisionnement et supply chain. Nous allons voir ensemble comment les identifier et les éviter.

comment éviter des erreurs d'approvisionnement dans sa gestion de stock

1 : La non maîtrise de son catalogue produit

C’est l’erreur la plus répandue et pourtant la plus évidente. Ne pas avoir un fichier Excel ou outil qui centralise 100% des produits de l’entreprise et comprenant toutes les informations clés pour la gestion de son stock. Je dis bien 100% des produits, c’est-à-dire les fins de série avec stock, les produits actifs mais aussi les nouveaux produits référencés sans stock.

Ce document doit obligatoirement être composé de :

  • Arborescence produit (catégories, famille, type de produit).
  • Numéro de référence.
  • Nom du produit.
  • Statut du produit (nouveau ou non).
  • Prix achat.
  • Délai fournisseur.
  • Minimum de commande fournisseur.
  • Prix de vente catalogue.
  • Prix de vente réel.
  • Date de fin vie du produit.
  • Marge.
  • Ventes passées (52 semaines, 4 semaines, 1 semaine) en quantité et valeur.
  • Stock actuel en quantité et valeur.
  • Nombre de jour de stock moyen.

Idéalement en plus, le document peut comporter :

  • Date de fin de vie du produit.
  • Prévisions de ventes futures.
  • Stock moyen passé.
  • Produit de référence (produit similaire ancien).
  • La photo de chaque produit.

Ce catalogue représente la base d’une gestion de stock efficace. Toutes les entreprises dans lesquelles j’ai travaillé ont fortement négligé ce premier point. Je vous recommande fortement de passer du temps dessus, de le contrôler et de le mettre à jour régulièrement.

2 : Pas d’indicateur ou trop d’indicateurs

Vous ne pouvez pas progresser sans mesurer la qualité de votre gestion de stock et votre supply-chain. C’est pour cela que je vous recommande de mettre en place au moins 2 indicateurs simples : Taux de disponibilité client et Durée de vie de stock.

Vous pouvez y ajouter la qualité de prévision et le % de livraison à date de vos fournisseurs si votre entreprise gère beaucoup de quantités, mais attention à ne pas trop complexifier votre animation.

L’une des entreprises pour laquelle j’ai travaillé avait une dizaine d’indicateurs en supply chain. Ces indicateurs intermédiaires servaient plus à animer une « guerre » entre les différents services de l’entreprise pour savoir qui avait raison ou tort, plutôt que de se focaliser sur les 2 priorités que doivent avoir chaque entreprise :

  1. Garantir la satisfaction de vos clients avec la disponibilité de vos produits..
  2. ..tout en garantissant un stock le plus rentable et faible possible.

Pour aller plus loin : 

1) Consulter notre article : 10 indicateurs pour votre supply chain
2) Accéder à notre formation en ligne : Mesurer la performance de votre supply chain

3 : Se focaliser uniquement sur le prix d’achat

Acheter ses produits le moins cher possible auprès de ses fournisseurs est très important, mais c’est une grave erreur se concentrer uniquement sur le prix d’achat. Il faut toujours avoir une approche coût complet, très souvent appelée en anglais « TCO » : Total Cost of Ownership.

Voici une liste de critères à prendre en compte :

  • Prix d’achat.
  • Délai fournisseur.
  • Minimum de commande.
  • Fiabilité fournisseur.
  • Qualité des produits (% de défectueux).
  • SAV du fournisseur.
  • Facilité de communication avec le fournisseur.
  • Délai de paiement.
  • Dépendance du fournisseur sur votre activité.
  • Flexibilité et élasticité du fournisseur.
  • Incertitude de votre prévision de vente.
  • Durée de vie de vos produits.
  • etc…

Certains de ces critères sont facilement mesurables (prix, délai de paiement ), d’autres beaucoup moins (fiabilité, incertitudes des ventes). L’important est, au moins au début, d’avoir une approche coût complet. Si le choix entre deux fournisseurs est difficile, privilégiez la satisfaction de vos clients en priorité.

J’ai travaillé plusieurs années sur des outils Excel permettant d’estimer la rentabilité en coût complet, notamment sur des choix d’approvisionnement Asie vs Europe. Je suis actuellement en train d’écrire un article dédié à la gestion de stock coût complet.

Si vous désirez avoir une première expérience avec ces outils Excel de gestion de stock, n’hésitez pas à prendre contact avec nous

4 : Commander manuellement son stock

Encore un classique! Par peur de manquer et de ne pas contrôler, nombre d’entreprises ont une approche très manuelle de leur stock. Encore un fois c’est une erreur.

Plusieurs études scientifiques* ont démontré que les commandes passées par des « humains » sont généralement trop élevées par peur de manquer. Ce comportement varie en fonction de la personnalité de chacun (personne conservative vs trop confiante), mais le principale problème des commandes manuelles réside dans le fait qu’elles ne sont pas assez rationnelles par manque d’analyse et de temps.

inventory management expert

C’est pourquoi il est recommandé de gérer vos commandes avec un calcul automatique sur Excel ou un ERP.

En revanche, les « humains » sont bien meilleurs que les formules mathématiques en cas d’événements exceptionnels comme des opérations commerciales, décalages calendaires, promotions…

C’est pour cela que je recommande de laisser un automatisme que 95% de vos commandes pour ne gérer manuellement que les contrôles et les exceptions. Vous aurez ainsi plus de temps pour vous occuper de vos clients et de vos équipes.

*Pour les plus motivés, je recommande la publication du MIT sur l’automatisation des commandes magasin pour le groupe Zara. J’ai d’ailleurs eu la chance de travailler avec eux sur ces problématiques.

Source : Zara Uses Operations Research to Reengineer Its Global Distribution Process

Allez plus loin : Devenez ENFIN efficace avec excel pour automatiser vos approvisionnement

5 : Trop de points de stockage

Un point de stockage peut être un entrepôt, un magasin, une réserve… Plus vous avez de points de stockage pour un même produit, plus vous augmentez mécaniquement votre stock sans forcément améliorer le niveau de service. Même dans un magasin, avoir une réserve de stock en plus de son stock en rayon peut mécaniquement augmenter le stock de total de 10 a 20% !

Pour quelles raisons ? Elles sont au nombre de quatre :

  1. L’unité de stockage est très souvent supérieure a 1 pièce (carton, palette…), elle augmente donc mécaniquement la couverture de stock sur tous les points de stockage.
  2. Plus de points de stockage = gestion plus complexe du stock = plus d’erreur de gestion.
  3. Mauvaise répartition de stock en cas de pénurie.
  4. Pas de visualisation du stock total.

C’est pour ces raisons qu’il est fortement recommandé de centraliser au maximum son stock, surtout sur vos faibles ventes. La décentralisation des stocks n’est recommandée que sur de très longs délais d’approvisionnements, sur des produits à forte volatilité de vente (non prévisibles) et ayant une part coût de transport très importante dans le coût final des produits, notamment sur les produits volumineux.

6 : Avoir la même couverture de stock sur tous ses produits 

Prenons ici un exemple concret. J’ai longtemps travaillé dans une entreprise qui vendait des articles de sports, notamment du textile (très connue en Europe).

À votre avis, faut-il avoir autant de couverture de stock sur un short 4XXXL rose que sur un short basique noir ? Bien sur que non. Le risque de sur-stock est beaucoup plus important sur une très faible vente, surtout si c’est une édition limitée.
Même sur ce short rose, le niveau de couverture devrait être différent entre les tailles centrales et les tailles extrêmes. Malheureusement, par manque de temps, et de méthode,  la gestion de stock est trop souvent moyennisée et on finit toujours par être en rupture sur les références que l’on vend le plus, et en sur-stock sur les faibles ventes.

Pour gérer rapidement différent niveau de couverture, je recommande d’avoir une approche coût complet et Pareto :

1 – Mettre en place une classification ABC au niveau le plus petit pour focaliser votre stock sur vos référence les plus vendues (dans l’exemple, à la taille du short, pas au modèle).
2 – Identifier vos références rentables ou à risques. Vous pouvez utiliser le niveau de marge si vous n’avez pas le temps d’aller dans le détail.
3 – Appliquer une simple formule Excel, qui en fonction du code A,B ou C, du risque et du niveau de marge, va automatiquement changer la couverture. Si vous ne travaillez pas sur Excel, vous pouvez ensuite télécharger vos paramètres dans votre ERP.

Pour aller plus loin :
Optimiser votre stock avec la classification ABC XYZ

7 : Négliger la commande d’implantation

La commande d’implantation, c’est a dire la première commande que vous passez à votre fournisseur pour un nouveau produit représente en moyenne 30/40% de la quantité annuelle mais peut monter jusque 80% voire 100% pour des éditions limitées. Or, le calcul de cette quantité d’implantation et trop souvent négligé.

Une bonne commande d’implantation se base idéalement sur :

Des historiques de ventes sur un modèle similaire
• Le délai fournisseur
• Une couverture de stock en plus de délai fournisseur
• Un niveau de risque gagnant/perdant basé sur la marge et le coût du stock.

Pour en savoir plus, consultez notre article dédié à la commande d’implantation (en construction).

8 : Avoir trop de place

C’est bien connu, la nature a horreur du vide. Plus on a de la place, plus on s’installe, moins on est exigeant et vigilant sur son son stock.

C’est exactement pareil dans sa maison ou son appartement. Si vous vivez dans un 20 m2, vous n’allez pas acheter un nouveau rameur ou un table de ping pong. Vous ne vivez qu’avec l’essentiel, le reste est du confort et du superflu. Pour la gestion de stock, on ne veut surtout pas de superflu. Pour être efficace, il faut être sous la contrainte en permanence.

supply chain

Les usines Toyota sont mondialement connues pour ne laisser aucune place au stock. La taille des usines est beaucoup plus petite que la moyenne de leurs concurrents car dans les plans, il n’y presque aucun point de stockage. Tout est en flux tendu, ce qui demande une optimisation des stocks maximale. Sur certaines pièces, ils n’ont que quelques heures de stock… Cela permet d’adapter très rapidement la demande, de réduire considérablement les coûts financiers et les coûts logistiques mais aussi d’identifier rapidement les pièces défectueuses.

Posez vous la question : quel est mon taux de remplissage actuel (en % de m^3 ou m^2) ? Au delà de 85%, le processus logistique peut être moins efficace, mais cela vous forcera à optimiser vos stocks.

9 : Travailler loin de son stock

De la même manière que lorsque l’on dispose de trop d’espace, il s’agit de rester dans une optique d’efficacité et non de confort. Les meilleures entreprises du monde en supply chain travaillent à côté de leur stock, voire au milieu de leur stock. Travailler sur des lignes Excel ne remplace pas l’aspect visuel.

Une entreprise pour laquelle j’ai travaillé avait de beaux bureaux en centre ville pendant que son entrepôt était sous-traité en périphérie. Il fallait conduire 2h de route (aller simple – sans bouchons) pour aller voir l’entrepôt. Autant vous dire que les visites n’étaient pas fréquentes.

Le fait de ne pas régulièrement voir son stock peut vous déconnecter de la réalité et ne pas vous faire réaliser que vous avez trop de stock, surtout sur vos stocks dormants. Il est difficile de mesurer l’importance de ce critère, mais si vous avez le choix, ne tombez pas dans le confort et travaillez à côté de votre stock. Si ce n’est pas le cas, prévoyez des visites régulières et planifiées à l’avance avec vos équipes pour vous forcer à rester en contact.

10 : Avoir trop de logiciels et outils informatiques spécifiques à la gestion de stock

C’est l’une des principales causes de mauvaise gestion de stock de ces 20 dernières années. Par manque de solution globale sur le marché, de nombreuses entreprises utilisent énormément de logiciels et d’outils différents pour fonctionner : un logiciel pour l’encaissement, un logiciel pour la comptabilité, un logiciel pour les stocks, un logiciel pour les fournisseurs, un outil pour la qualité, un outil pour les prix et les marges, le marketing… Ces exemples vous parlent forcement. Au final, on ne sait plus où trouver une information fiable et la gestion de stock qui travaille avec tous les services de l’entreprise en est la principale impactée.

Ces dernières années, beaucoup de solutions informatiques globales sont arrivées sur le marché et de nombreuses entreprises mènent des projets de transformation numérique pour réduire leur nombre d’outils et avoir une donnée unique. J’ai notamment travaillé plusieurs années comme chef de projet supply chain et nous avons « migré » tous les processus de gestion de stock sur SAP, un ERP mondialement connu.

Ces projets de migration coûtent extrêmement chers et peuvent prendre plusieurs années (voire 5 à 10 années pour les multinationales). Mais sur le long terme, ils vous apporteront un avantage compétitif considérable, car c’est la gestion de la donnée (appelée aussi big data) qui vous permettra de mieux gérer vos stocks, mais aussi de mieux connaître vos clients, mieux choisir vos offres, vos prix…

Mes conseils :

1 – Prévoyez le plus rapidement possible une migration vers un logiciel de gestion de donnée unique, type ERP, au moins sur la gestion de stock. Si votre entreprise est encore petite, plus vous attendrez, plus cela vous sera coûteux et risqué. Vous pouvez vous aider de la page Logiciels-ERP pour vous permettre de bien choisir votre ERP et votre logiciel de gestion de stock.

2 – En attendant, centralisez toutes vos données sur un Excel (voir article « catalogue produit« ), en prenant le soin d’automatiser au maximum le process d’extraction de données pour éviter les opérations manuelles.

Personnellement je développe des macros Excel pour récupérer, transformer et copier coller automatiquement toutes les données. Cela ne me prend que quelques minutes par semaine sans aucune erreur possible.

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