Comment devenir efficace avec Excel en Supply Chain ?

Êtes-vous efficace avec Excel ?

La plupart des gens pensent maîtriser Excel alors qu’ils n’exploitent absolument pas le potentiel de cet outil. Combien de fois ai-je vu des collègues reporter des données manuellement et perdre un temps considérable alors que tout cela peut-être automatisé et optimisé ? Combien de fois des personnes sont venues me demander des conseils pour réaliser telle ou telle tâche alors que la réponse était sous leur nez ?

Excel peut parfois paraître inabordable et frustrant à première vue, mais il est important d’outrepasser cela et de rentrer dans le vif du sujet car utiliser efficacement Excel est loin d’être insurmontable et pourra vous être plus qu’utile en entreprise, quelque soit votre fonction.

Pourquoi Excel ?

Un outil mondial

La plupart des entreprises utilisent Excel au quotidien et il est ainsi devenu primordial de maîtriser cet outil de manière optimale. 1,2 Milliards de personnes dans le monde utilisent la suite Office de Microsoft, dont 1 Milliard pour Excel. C’est presque devenu un langage universel. Il y a par exemple presque autant de gens qui parlent Anglais que d’utilisateurs d’Excel aujourd’hui.

Peu de concurrence

 

Ensuite, il s’avère que Excel n’a pas de concurrent direct, ou bien que ceux-ci sont loin d’atteindre son niveau de développement. Open Office, version gratuite et légère de Excel ou Google Spread Sheet ne présentent en effet pas les mêmes atouts.

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La Suite Google incluant Google Spread Sheet a fait une partie de son retard mais reste utilisée en majorité aux États-Unis, à l’inverse d’Excel utilisé mondialement. Cependant, quand on compare Google Sheet à Excel notamment en volume de recherche, on voit que Excel reste loin devant. Google Sheet présente des avantages notamment en gestion de projet, lorsqu’on travaille avec plusieurs personnes.

 

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Mais dès qu’il s’agit d’utiliser des fonctions plus poussées pour gagner en efficacité, Excel prend largement le dessus. De plus Google Sheet a très peu évolué ces dernières années. Excel restera ainsi sans doute l’outil de référence pour les 10-15 prochaines années.

Excel évolue peu

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En effet, Excel n’a pas changé en termes d’interface et de compatibilité au cours des dernières années. Si vous maîtrisez Excel aujourd’hui, il n’y a pas de raisons que vous ne le maîtrisiez pas dans 10 ans, et votre version 2013 sera toujours compatible avec la version 2019. Vous n’avez ainsi qu’à vous former une seule fois pour toute votre vie.

Excel est aussi de plus en plus puissant en termes de données. Depuis 2007, Excel permet d’utiliser jusqu’à 1 048 576 lignes et 16 384 colonnes ce qui est largement suffisant, même pour de grande base de données à analyser. Seule limite, la puissance de votre processeur pour mener les calculs. Il existe cependant des solutions pour contourner cela.

Excel automatise les tâches

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Excel permet d’automatiser les tâches. Le schéma le plus classique est le suivant : l’entreprise dispose d’un ERP ou d’un logiciel de gestion de stock d’où il faut extraire les données (CA, Qté, Marge, Stock…). Ces données vont ensuite être ouvertes, analysées et consolidées dans les macros d’Excel. Pourtant peu de personne maîtrise ces macros. Je vous explique ici que ce n’est pas si compliqué que cela.

Excel est très Flexible

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Excel est en effet très flexible. À l’inverse des ERP les plus connus (SAP, jda, IBM AS/400…), tout le monde peut manipuler Excel du moment qu’on a les données. Pas besoin d’autorisation informatique ou autre pour accéder aux données et aux calculs contrairement aux logiciels précédents. C’est pour cela que ces ERP permettent toujours d’exporter leurs données sous fichiers Excel.

Excel commence à intégrer de l’Intelligence artificielle

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S’il n’évolue pas dans sa façon de fonctionner, Microsoft cherchent toujours de nouveaux outils à ajouter dans son programme, telle que l’intelligence artificielle.

Maîtriser Excel est un Accélérateur de carrière

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Dernier point et pas des moindres : Excel est un véritable accélérateur de carrière, surtout en Supply Chain. Aujourd’hui peu de gens maîtrisent véritablement Excel. En maîtrisant Excel, vous vous démarquerez très nettement de vos collègues, on vous confiera de nouveaux projets, de nouvelles données stratégiques, vous aurez de nouvelles capacités stratégiques et par conséquent plus de responsabilités. Vous allez vous rendre indispensable.

Je vais prendre mon exemple personnel ici : dans une 1ère entreprise, j’ai commencé à jouer avec Excel, développer quelques fichiers macros et l’entreprise a beaucoup apprécié. Elle m’a confié plus de responsabilités, j’ai développé plus de capacités d’analyses, j’ai rencontré plus de personnes et c’est ce qui m’a permis de progresser beaucoup plus vite dans l’entreprise.

Emploi

Un dernier point intéressant : lorsque l’on regarde les qualités requises sur les offres d’emplois Supply Chain d’une entreprise comme Amazon qui investit pourtant beaucoup dans les nouvelles technologies, le 4ème point qui apparaît est « Strong proficiency in Microsoft Excel » ou « Maîtrise poussée d’Excel ». Donc même l’entreprise la plus avancée en technologie continue à recruter des talents avec de fortes capacités sur Excel.

 

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Comment devenir efficace sur Excel ?

Pratiquer

Il faut d’abord un besoin. Sans besoins, sans projet à construire vous ne pouvez pas pratiquer concrètement. C’est ce qu’il manque notamment à l’université ou en école.

Plus vous allez pratiquer, créer des Excels, plus vous allez reconnaître des schémas et modèles de construction et trouver des moyens plus rapides d’arriver à vos fins.

Google est ton ami

Il existe des dizaines de conseils et vidéos expliquant les fonctions les plus basiques d’Excel. J’avais par exemple énormément de personnes qui venaient me voir en me demandant des choses très simples qu’ils auraient trouvé en 2 clics sur Google. Evidemment il n’y a pas trop de structure, les informations peuvent parfois être un peu en vrac, mais c’est par exemple comme cela que j’ai appris au début avant de faire des formations beaucoup plus avancées.

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Proposer de nouveaux projets

Je vous conseille de mener des projets toujours plus ambitieux dans votre entreprise. Vous pouvez par exemple proposer de fluidifier ou d’automatiser vos process, vos performances et cela dans le but d’ajouter de la valeur à l’entreprise. C’est quelque chose qui est en général bien reçu par vos supérieurs hiérarchiques.

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Refuser les tâches répétitives

Point important pour devenir efficace sur Excel : il faut absolument refuser toutes les tâches répétitives et chronophages. Aujourd’hui, il y a plein de personnes qui travaillent manuellement sur Excel et c’est une perte de temps. Lorsque je travaillais en Malaisie, ma mission était d’automatiser la tâche de 2 personnes qui géraient un entrepôt manuellement sur Excel. J’ai donc observé comment elles travaillaient puis j’ai créé des macros Excel qui traitaient les données, qui géraient automatiquement les prévisions de ventes et d’achats pour traiter tout le processus de vente et d’achat en 1 clic par semaine.

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Accéder à notre programme complet pour devenir efficace avec Excel

Ainsi, une bonne maîtrise d’Excel permet de donner de la valeur à votre travail et à votre entreprise, de rendre plus simples vos tâches récurrentes et finalement d’accélérer votre carrière au sein de votre entreprise.

Nous avons développé un programme regroupant tout ce que vous devez savoir pour développer vos compétences sur Excel, faciliter votre travail et atteindre vos objectifs.  Il regroupe les fonctions indispensables sur Excel, les techniques pour ouvrir et analyser automatiquement vos données Supply Chain ou Gestion de Stock, des exemples commentés, une initiation aux macros et bien plus encore.

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