Logiciel de gestion de stock, ce qu’il faut savoir :

Essentiels pour les entreprises, un logiciel de gestion de stock est un software permettant l’optimisation de sa gestion de stock. Ce type de logiciel permet en effet de projeter et d’ajuster en temps réel toute la chaîne d’approvisionnement en produits et articles, de l’achat à la vente.

Ils s’inscrivent dans une optique de réduction des problèmes de rupture ou de surstock grâce à l’optimisation des quantités de marchandises stockées, assurant de surcroît une réduction des coûts de stockage considérable.

Logiciel de gestion des stock : pourquoi et quels avantages ?

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En opposition avec les suivis de stocks sur Excel, un logiciel de gestion de stock est primordial pour établir un système de gestion et d’inventaire analysable en temps réel, en fonction des achats, ventes et arrivées de produits. Grâce au logiciel, on obtient donc en premier lieu :

Moins de problèmes de comptabilité – un inventaire actualisable en temps réel – plus de liberté par rapport aux stocks

Mais un logiciel de gestion de stock peut également engendrer une plus-value en termes de concurrence. Son apport dans les secteurs où les marges sont particulièrement faibles, tels que la logistique ou le retail, peut-être considérable. Ils permettent par exemple de faire coïncider l’inventaire entre plusieurs boutiques et leurs sites de vente internet (Amazon par exemple). Ils peuvent également s’adapter aux structures présentes en magasins pour mesurer le stock de manière continue lorsque des ventes sont réalisées. Ils assurent enfin une plus grande fiabilité, notamment dans les outils ERP car c’est désormais toute la chaîne d’approvisionnement, de la matière première à la vente en magasin qu’il est possible de suivre.

Des logiciels pour des entreprises de quelle taille ?

Il ne faut pas croire que seules les grandes entreprises à fort budget utilisent ce genre de logiciel. La majorité des entreprises avec le moins de ressources (inférieures à 100 employés avec un CA inférieur à 5 millions d’euros/an) utilise un outil de gestion de stock permettant de gérer à la fois les ventes et participant à la comptabilité.

Les infrastructures et entreprises ne rentrant pas dans cette catégorie se servent le plus souvent de la partie gestion de stock intégrée à un ERP (Enterprise Resource Planning). Cet outil logiciel permet notamment de suivre plusieurs chaînes d’approvisionnement et la corrélation qu’il existe entre elles.

Cette fonctionnalité permettant de gérer les stocks se retrouvent dans plusieurs types de logiciels établis en fonction du besoin et des critères spécifiques du secteur de l’entreprise.

Les outils de gestion pour les détaillants d’abord, font le bonheur des fournisseurs, entreprises et commerçants qui connectent grâce à ce dispositif leur gestion de stock à leur(s) point(s) de ventes et réunissent ces deux éléments en un seul site, ce qui simplifie le processus et réduit la possibilité d’erreur.

Les outils ERP classiques ensuite sont utilisés par les entreprises intervenant dans la chaîne d’approvisionnement entre le producteur et l’acheteur. Parmi leurs caractéristiques : gestion d’entrepôts, gestion de stock, CRM, systèmes de commandes et comptabilité. Des ERP encore plus complets existent et permettent de superviser la totalité du cycle des produits, de la transformation produit à la vente en passant par les questions logistiques.

Il existe cependant des logiciels plus spécialisés, en comptabilité notamment, permettant aux entreprises une meilleure gestion de leur base comptable, livre de compte et les rendant capables de fournir des preuves immédiates de leur situation financière.

Très spécialisés enfin, les logiciels de gestion d’entrepôts, octroyant une vue précise et permanente sur l’inventaire. Cette solution, quand appliquée à la préparation, aux entrées et aux sorties de marchandises est bien plus efficace que les techniques manuelles traditionnelles.

Des logiciels pour quel budget ?

La question du budget intervient forcément dans le processus d’achat. Quels sont les prix du marché, quels coûts vont venir s’additionner à l’achat du logiciel et quel budget dois-je préparer en fonction des caractéristiques de mon entreprise ? Une réflexion est à mener concernant l’impact de l’achat d’un logiciel sur les finances de l’entreprise.

Les prix varient énormément selon les critères mais se situent généralement pour les licences entre 30k€ et 600k€ (voire plus) en fonction du nombre d’utilisateurs et pour les SaaS entre 50 et 150€/mois/utilisateur (sans compter les coûts potentiels supplémentaires que nous aborderons dans la suite).

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Licence vs SaaS (Software as a Service) : que choisir ?

Les logiciels SaaS se sont développés ces dernières années. Ceux-ci fonctionnent grâce au Cloud, c’est-à-dire qu’ils sont utilisables « en ligne ». Leur achat se fait sous forme de location ou d’abonnement pour une durée déterminée ou indéterminée. Rien ne vous engage en effet à conserver ce logiciel. Cela permet de réduire le budget à allouer au logiciel de gestion et permet de ne pas prendre d’engagement. Attention néanmoins les frais d’intégrations ne sont pas toujours compris dans l’abonnement (voir ci-dessous).

Acheter une licence par ailleurs, signifie que l’entreprise achète le logiciel. C’est le plus souvent ce que font les PME et grandes entreprises car cela permet une utilisation ad vitam aeternam du logiciel, mais ceci représente un coût généralement conséquent. C’est en cela que le SaaS est une alternative de plus en plus privilégiée.

Les prix vont également dépendre nombre d’utilisateurs, simultanés notamment, qui vont utiliser le logiciel. Les éditeurs proposent d’adapter leur solution logiciel en fonction des besoins et des caractéristiques précises d’une entreprise, en contrepartie d’une participation financière supérieure.

Rencontrez des entreprises qui utilisent déjà ces logiciels

Après avoir identifié les 2/3 logiciels qui pourraient répondre à vos besoins, la meilleure solution est de rencontrer des entreprises qui utilisent déjà ces solutions pour vraiment comprendre la réalité. J’ai eu la chance de travailler sur plusieurs gros projets de transformation dans ce domaine et je peux vous dire qu’il y à souvent une grosse différence entre le discours d’un commercial et la réalité sur le terrain. Une entreprise nous avait fait une démonstration impressionnante d’un nouveau logiciel intégrant des algorithmes soit-disant révolutionnaire et une interface très visuelle. Je suis rentré en contact avec un de leurs clients et il s’est avéré que la version présentée n’était en fait pas du tout au point et cette entreprise continuer à travailler sur Excel 95% du temps.

Voici les principales questions à poser lorsque vous rencontrez/discutez une entreprise qui utilise un logiciel de gestion de stock :

  1. Quelle est la version du logiciel ?
  2. Comment s’est passé l’installation (l’intégration) ?
  3. Principales difficultés rencontrées ?
  4. Ce logiciel est il modifié (customisé) pour cette entreprise ? Si oui pourquoi ?
  5. Que est l’impact sur la productivité des équipes ?
  6. Le coût abonnement, maintenance (si non confidentiel)
  7. Les résultats après installation
  8. Le recommandez vous ?

Ces simples questions peuvent vous faire gagner énormément de temps et vous éviter prendre une mauvaise décision qui pourrait considérablement impacté votre business.  Pour trouver des entreprises, faites des recherches de mots clés sur des réseaux comme LinkedIn, Videao ou Xing our contactez nous directement.

Se servir des logiciels : comment faire ?

La plupart du temps ensuite, que ce soit pour des licences ou des SaaS, une formation est recommandée pour apprendre à utiliser efficacement le logiciel. Or, si elles sont souvent proposées, celles-ci sont la plupart du temps optionnelles et donc non incluses dans le prix des abonnements ou licences ce qui représente un coût supplémentaire. Ce coût est néanmoins à relativiser compte tenu de l’importance et du gain de temps que représente la formation pour les employés.

Intégrer le logiciel à votre système : quelles options ?

L’intégration d’un logiciel de gestion de stock dans votre système déjà existant enfin est décisive car elle pourrait engendrer des frais supplémentaires (changements de matériel, tarif d’adaptation pour l’éditeur…). Il s’agit avant de choisir votre logiciel de bien vérifier que celui-ci est compatible avec votre système (même système d’exploitation, même langage ou même type de base de données) ou dans le cas contraire, de bien étudier les possibilités et conditions pour effectuer les changements nécessaires. Si les systèmes SaaS sont supposés plus rapides à mettre en place, ils peuvent néanmoins occasionner un surcoût d’installation.

Par ailleurs, pour entretenir l’efficacité des logiciels et du service, des phases de maintenance sont nécessaires. Nous abordons ici les différentes mises à jour (obligatoires ou non) développées par les éditeurs de logiciels. Si la plupart du temps, ces mises à jour sont comprises dans l’abonnement à un logiciel de gestion de stock SaaS, les mises à jour proposées par les éditeurs de licence sont plus généralement payantes, ce qui encore une fois doit être inclus dans vos prévisions budgétaires.

Comparateur de logiciels gestion de stock :

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