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KPI Fiabilité du Stock : Comment le suivre et l’améliorer ? (Inventaires, calcul Excel)

Au Sommaire

Dans le monde de la supply chain ou de manière plus général dès lors qu’une entreprise vend ou produit des marchandises, la fiabilité du stock est un point clé de la performance de cette dernière.

« 65% taux moyens de fiabilité du stock aux États-Unis dans la distribution… »

Nous allons vous montrer comment améliorer le taux de fiabilité du stock ainsi que sa qualité dans cet article.

La définition de la fiabilité du stock

Le taux de fiabilité du stock, ou bien précision de stock, qualité de stock ou pour les anglophones Inventory Accuracy, est tout simplement le taux d’écart entre deux choses :

  • Le stock physique/réel, c’est le stock que vous possédez réellement dans vos entrepôts ou magasins
  • Le stock informatique, c’est l’information de l’état du stock, généralement présent dans vos différents outils de gestion (ERP, WMS, etc…)

Afin de mieux visualiser le concept, voyons un exemple ensemble. Voici un présentoir dans un magasin de grande distribution :

Fiabilité du stock supermarché

Exemple d’une gondole dans un supermarché (source : KPI Fiabilité du Stock : Comment le suivre et l’améliorer ? (inventaires, calcul Excel)

On constate la différence de quantité entre le stock « IT » et le stock « Réel ».

Le produit au milieu de l’image ne présente aucun écart, c’est le meilleur scénario souhaité 👏.

En revanche, pour le produit plus haut à gauche, il y a un écart négatif de -3 :

Une des raisons de cet écart, que nous allons détailler plus bas, est qu’une confusion pourrait avoir été faite. En effet, la différence de couleur entre ce produit et celui de droite est minime. La personne en charge de la réception ou de la mise en stock aurait pu se tromper facilement.

Le dernier produit, lui, est totalement en rupture alors qu’informatiquement, il est annoncé que 4 articles sont présents. Parmi les raisons : le vol, malheureusement très fréquent dans les supermarchés.

D’autres erreurs sont aussi à souligner, telles que les produits rangés au mauvais emplacement ou les produits mal étiquetés, mal expédiés en provenance du fournisseur… Ces erreurs peuvent aussi entraîner un écart positif (ce n’est pas forcément une bonne chose)

Ce genre d’écart est très courant dans la gestion de stock et est aussi très néfaste pour votre entreprise. Les conséquences peuvent être très importantes. Nous allons voir pourquoi et comment dans le point suivant ⬇️

Ces écarts sont aussi présents dans les entrepôts, sauf que la quantité et le volume de stockage sont souvent beaucoup plus élevés. Les coûts liés aux problèmes de fiabilité sont par conséquent plus importants 🤑.

Pourquoi la fiabilité du stock est si importante ?

Il faut d’abord rappeler les objectifs d’une supply chain rentable :

Supply Chain rentable stock

Rentabilité d’une supply chain (Qu’est-ce que la Supply Chain ? Définition Simple avec des Exemples)

Dans cet illustration nous constatons qu’afin d’améliorer la rentabilité, il faut :

  • réduire les coûts
  • améliorer son service
  • le stock (trésoreries, capitaux investis)

Dans le but de réduire les coûts, il faut éviter à tout prix les pertes/les écarts négatifs. De plus, en réduisant cela, vous pourrez améliorer le taux de service chez vos clients. En effet, ce type de soucis pourrait causer des ruptures de stock, donc réduire votre taux de disponibilité, vous perdez ainsi des ventes potentielles.

Les écarts positifs, rares, sont aussi à proscrire, car cela générera des stocks dormants, de nos jours le coût du stockage peut parfois être très élevé… Cela augmentera aussi vos liquidités investies.

Les formules Excel de Suivi de Stock

Avant de commencer, Télécharge l’Excel ICI 

Dans ce fichier, nous avons un tableau avec plusieurs colonnes :

  •  Article : le nom de l’article, le SKU, le code EAN, désignations, etc…
  • Secteur : catégorie de l’article, la taille, la famille, etc… Il ne faut pas hésiter à ajouter plus de colonnes permettant de grouper les articles similaires, cela vous aidera dans vos futurs dashboard
  • Stock IT 
  • Stock Réel
  • Prix en $ : le coût unitaire permettant de valoriser votre stock et aussi d’estimer le coût des écarts
  • Stock IT $ = Prix en $ x Stock IT : le coût qu’annonce votre stock informatique =
  • Stock Réel $= Prix en $ x Stock Réel : le coût que vous possédez réellement
  • Écart = Stock Réel – Stock IT : la quantité d’écart de chaque article compté
  • Valeur Écart $ = Prix en $  x Écart  : la valeur que génère les écarts
  • Fiabilité du stock : 2 valeurs possible, 0 lorsqu’il y a un écart et 1 lorsqu’il n’y a pas d’écart
  • La dernière ligne TOTAL est tout simplement la somme respective des colonnes de coûts et d’écarts SAUF pour la fiabilité du stock qui est une moyenne.

Concernant la cellule en rouge -8%, c’est le taux valorisé de notre écart (TOTAL Valeur Écart $ / TOTAL Stock IT $). Ce taux permet d’avoir une idée des pertes facilement.

Comment vérifier son stock (processus d’inventaire)

Vous pouvez également réaliser des tableaux de bord/dashboard avec des visuels plus parlant afin de suivre l’état de santé de votre supply chain.

Tableau de bord réalisé dans le programme SCM Analytics.

Dans ces tableaux de bords, vous pourrez suivre les différents indicateurs (taux de disponibilités, de fiabilité, etc…). Vous pourrez ainsi voir si vos objectifs sont atteints en un coup d’œil ! Mais il y a d’autres avantages :

  • La possibilité de visualiser l’évolution par secteurs, catégories, familles de produit, marques (d’où l’importance d’alimenter un maximum vos bases de données)
  • Grâce aux filtres, vous pourrez choisir la période, le secteur et plus encore
  • Vous pourrez aussi voir la répartition des ventes, des pertes par catégories et évidemment d’autres selon vos choix et vos besoins!

Les 8 raisons d’une mauvaise fiabilité du stock

Alors, quelles sont les différentes raisons d’une mauvaise fiabilité de stock et comment améliorer ce KPI ?

1- Un manque de contrôle

Une bonne fréquence de contrôle est primordiale. L’erreur est de réaliser des inventaires de fin d’années en période fiscale. Il est important de vérifier votre stock régulièrement, l’idéal serait par trimestre. Il existe aussi une autre solution : les inventaires tournants ou cycliques. Ce type d’inventaire permet de soulager le travail des équipes opérationnelles. En effet, au lieu de vérifier tout l’entrepôt en un jour ou au maximum deux, vous allez compter les références les plus importantes. (Pour cela, la Méthode ABC est la plus appropriée).

2- Une mauvaise livraison fournisseur

Parfois vos fournisseurs peuvent rater leurs préparations ou leurs expéditions, des produits viennent à manquer… Il faut mettre en place des systèmes de contrôle plus stricts à la réception.

3- Les problèmes de qualité non enregistrés

Malheureusement, dans le parcours d’un produit dans une chaîne logistique, il est fréquent que les casses, les avaries ou les problèmes de qualités surviennent. Ces produits deviennent donc invendables. On oublie souvent de remonter l’information dans le système informatique, entraînant l’erreur dans le stock. 

4- Les vols

Comme dit précédemment, il n’est pas rare qu’il y ait du vol dans les magasins. Mais cela arrive fréquemment aussi dans les entrepôts ! Plus le nombre d’acteurs s’agrandit, plus le risque de vol est élevé. Il faut mettre en place des contrôles stricts.

5- Une mauvaise gestion des retours clients

Les colis auront vécu un aller/retour, parfois à l’autre bout du monde… Lorsqu’ils arrivent dans les locaux de l’entreprise, ils sont fréquemment détériorés, les étiquettes manquent. Ces colis sont généralement laissés à l’abandon et dans le meilleur des cas, ils sont entreposés dans une « zone retour ». On s’en charge lorsqu’on a du temps, or, dans la supply chain, nous courons le plus souvent derrière le temps. Ces produits génèrent donc des pertes non négligeables lorsqu’ils sont mis à la destruction.

6- Le manque de process & de formation

Les opérateurs sont souvent mal formés ou peu formés, que ce soit dans le flux physique, dans la manutention ou dans le flux informatique. Les entreprises négligent souvent les périodes d’intégrations et de formations. Afin de pallier ce problème, vous pouvez réaliser des procédures simples pour chaque poste, et pourquoi pas, mettre en place une checklist à suivre pour vos employés.7

7- Le manque d’automatisation

Certaines entreprises fonctionnent encore au format papier-crayon ou dans le meilleur des cas utilisent des tableaux Excel. Dans notre monde actuel, il est indispensable d’investir dans des systèmes d’informations automatisées. Investir dans des scans/douchettes est le minimum syndical. Les outils informatiques sont parfois chers et peu flexibles, mais de nouvelles solutions surgissent depuis quelques années : le no-code. Avec un bon accompagnement, vous pouvez créer des solutions pour qui sont parfois 20x moins chers, de plus ses solutions sont totalement flexibles.

Les puces RFID (Radio Frequency Identification) sont une autre solution en faveur d’une plus grande fiabilité de vos stocks. Elles permettent de contrôler le stock à distance et beaucoup plus rapidement. Chez Décathlon par exemple, on peut voir un robot qui passe dans les allées afin de contrôler directement les puces RFID, cela permet de libérer le personnel du comptage. En plus, le robot peut réaliser des inventaires beaucoup plus fréquemment.

8- Trop de stock

Plus les quantités à stocker sont élevées, plus il sera difficile de gérer. Les quantités d’informations risquent d’augmenter, par conséquent les risques d’erreurs dans la saisie par les opérateurs et les commerciaux augmentent aussi. Il faut aussi éviter de surcharger votre dépôt ou vos magasins. Il est souvent conseillé d’avoir un taux d’occupation à 80% au maximum.

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